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声明书公证如何办理及所需材料
一般的公证法律理论认为，公证是一种非诉讼的证明活动，通过对无争议的法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性与合法性进行证明，达到法律监督、预防纠纷、减少诉讼、维护法律关系稳定的目的。[1]在中国，公证机构长期以来以这种理论来说明其在社会法律事务中的地位，但实际上由于公证机构自身定位不明以及社会对公证法律服务的陌生，公证机构并没有完全发挥其应有的社会价值。本文试从若干特殊的声明书公证个案切入，对公证法律服务中公证员的能动性进行分析，进而对公证法律服务应有的定位与价值进行初步的探讨。 一、若干特殊的声明书公证个案 声明书公证是指公证机构根据当事人的申请，依法证明公民、法人在民事活动中的声明这一单方意思表示真实、合法的活动,如此可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替，使声明具有一定的法律效力。作为一类最简单的公证事项，公证员在办理声明书公证时往往投入较少的精力，办理较多的也是一些常见的声明书公证，对特殊情况下出现的声明书公证则关注较少，更少对声明书背后的深层问题进行深入地分析。本章将介绍若干特殊的声明书公证个案，这些声明书公证的特殊性不仅在于其出现的情况不多，还在于相较普通的声明书公证，其办理过程更为复杂、审查要求更为严格。
（一）“存款赠与”声明书 1、案情介绍 当事人王女士向本处申请办理赠与公证，并告知承办公证员其曾在上一年度多次向住在美国的女儿郑A汇款，现女儿郑A为了向美国政府的税务部门说明这些汇款的来源并可能申报相应的税款，需要王女士提供一份公证证明文件，以说明这些款项是其自愿赠与女儿的。 2、办理过程 承办公证员在了解了王女士的办证目的之后，告知其赠与行为实际已经发生，再办理赠与合同或者赠与书公证显然不妥当，因此，建议其办理一份能够说明上述情况的声明书公证。考虑到声明书的具体用途，承办公证员建议其与在美国的女儿郑A商议之后再决定是否和如何办理。几日后，王女士在其另一个女儿郑B的陪同下，向本处申请办理声明书公证，王女士起草了声明书内容，承办公证员协助其调整了一些措辞。声明书的主要内容如下：声 明 书 声明人：王XX，女，一九XX年XX月XX日出生 公民身份号码：3101101925XXXXXXXX 本人是郑A（英文名：ZHENG XXXX，女，一九XX年XX月XX日出生，美国护照号码：4573XXXXXX）的母亲，郑A现居住于美国，为了帮助她在美国改善生活条件，本人自愿将自己的存款通过汇款赠与她，从2012年5月XX日至2012年10月XX日，本人共向郑A的账户（账号：910400XXXX）汇款美元肆拾贰万伍仟元整。其中，2012年5月XX日我委托我的女儿郑B（郑A的姐姐）通过她的账户汇出美元贰万伍仟元整。 以上声明的内容均属实，如有不实，本人愿意承担相应的法律责任。 声明人：王XX XXXX年XX月XX日 承办公证员要求其提交了身份证明、其与女儿郑A、郑B的亲属关系证明以及其数次汇款的凭证等材料，在其确认声明书内容的同时，承办公证员制作了详细的询问笔录，对王女士与其女儿郑A、郑B的亲属关系、存款来源、赠与目的等内容一一进行了记录。通过对王女士提交的材料及王女士的意思表示的审查，承办公证员认为这份声明书符合出证的要求，因此为其出具了这份带有英文翻译的声明书。 （二）“确认遗产”声明书 1、案情介绍 当事人张某的母亲钱某曾在本处办理了一份委托书公证，委托张某出售钱某名下的一套商品房。现房产已办理完产权过户手续，就在买方贷款银行准备将剩余的购房款汇给钱某的前几日，钱某去世了。贷款银行得知此事后，暂停了放款的流程，张某向银行出示了其在本处办理的委托书公证书，委托事项中存在代为收取房价款的权限，但是银行告诉张某，委托人已经死亡，银行不认可这份委托书的效力，因此要求张某办理公证之后才能放款。 2、办理过程 声明书的主要内容如下：声 明 书 声明人：张XX，女，1950年XX月XX日出生 公民身份号码：3101011950XXXXXXXX 张X祥，男，1953年XX月XX日出生 公民身份号码：4201041953XXXXXXXX 张X根，男，1958年XX月XX日出生 公民身份号码：3101091958XXXXXXXX 我们是钱XX（女，一九三一年XX月XX日出生）的子女。 我们的母亲钱XX于二○一二年XX月XX日在上海市去世，钱XX生前书面委托张X根代理出售其名下坐落于上海市XX路XX弄XX号XX室的房屋，张X根作为委托代理人与买方刘XX于二○一二年XX月XX日签订了上述房屋的《上海市房地产买卖合同》，双方已办理了房地产过户登记手续。上述合同的付款协议中约定，房屋成交总价为人民币贰佰壹拾伍万元整，买方以银行贷款的形式支付剩余房款人民币捌拾陆万元整（其他房款人民币壹佰贰拾玖万元已由母亲生前收取）。现我们协商一致，同意买方的贷款银行将上述剩余房款直接汇至张X根的银行账户，户名：张X根，账号：09-15100046005XXXX。待上述房款汇至张X根账户后，我们再自行协商分割上述遗产。 上述声明均系事实。如与事实不符，我们愿承担相应的法律责任。 声明人：张XX 张X祥 张X根 XXXX年XX月XX日 承办公证员了解情况之后，告知张某这份委托书中写明的委托期限并没有到期，按照我国法律的规定，这份委托书仍然是有效的。银行这种做法可能是为了避免与其他继承人发生纠纷，因此要求张某办理公证。按照银行的要求，可能要办理对于钱某这部分剩余房款的债权的继承权公证，以此表明谁有权来领取这笔贷款。张某表示理解，但是得知继承权公证的收费标准之后，张某表示极为不满。为此，承办公证员与银行的工作人员以及张某进行了多次沟通，最后，通过承办公证员的协调，银行方面表示可以接受钱某的所有继承人采用声明书的方式对这笔房款的最终去向进行确认，要求他们明确表示同意银行将这笔贷款汇至张某个人的账户中。 （三）“曾用名”声明书 1、办理过程 在受理该公证之前，当事人沈小姐曾向承办公证员询问是否可以由公证机构直接出具曾用名公证书。承办公证员分析之后认为不妥，因为公证机构虽然可以对其曾用名情况进行审查并直接出具曾用名公证书，但是无法对其现在中文名字的使用情况进行证明，从而无法符合银行的要求，因此建议其办理声明书公证。 承办公证员要求当事人提供了其现在有效的身份证件、原先注销中国户籍的证明、购房合同等证据材料。沈小姐声明书的主要内容如下：声 明 书 声明人：SHEN JIAYI,女，一九XX年XX月XX日出生 新加坡护照号码：E06XXXXXC 本人现为新加坡公民，现使用的中文名为“沈嘉怡”。 本人原为中国公民，曾使用的中文名为“沈佳怡”。 以上声明的内容均属实，如有不实，本人愿意承担相应的法律责任。 声明人：XXX XXX年XX月XX日 2、案情介绍 当事人沈小姐原为中国国籍，使用的中文名字为“沈佳怡”（本文所引声明书个案中出现的名字皆为笔者虚拟，下同），后移民到新加坡生活，并取得新加坡国籍，其新加坡护照上使用的姓名为“SHEN JIAYI”,而她回到中国工作后，经常使用的中文名为“沈嘉怡”，现沈小姐使用中文名“沈嘉怡”在上海购置了一处房产，并向银行申请了按揭贷款，银行审核部门发现其使用了两个中文名，因此要求她对上述情况进行说明并提交相关公证证明。
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